Reklamacja towaru – wzór 2026 do pobrania za darmo

Warszawa, dnia 20.06.2026 Dane konsumenta: Jan Kowalski ul. Polna 5, 00-001 Warszawa jan.kowalski@example.com Sprzedawca: [UZUPEŁNIJ: nazwa i adres sprzedawcy] Reklamacja towaru z tytułu braku zgodności towaru z umową Szanowni Państwo, w dniu [UZUPEŁNIJ: data zakupu] zawarłem/zawarłam ze sprzedawcą umowę sprzedaży towaru: [UZUPEŁNIJ: nazwa i model towaru] w cenie [UZUPEŁNIJ: kwota] zł (dowód zakupu: [UZUPEŁNIJ: nr paragonu, faktury lub zamówienia]). Zawiadamiam, że zakupiony towar jest niezgodny z umową. Brak zgodności polega na: [UZUPEŁNIJ: dokładny opis wady i okoliczności jej powstania]. Wadę ujawniłem/ujawniłam w dniu [UZUPEŁNIJ: data ujawnienia], w okresie odpowiedzialności sprzedawcy, który zgodnie z art. 43c ust. 1 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta trwa dwa lata od dnia dostarczenia towaru. Na podstawie art. 43d ust. 1 wskazanej ustawy żądam doprowadzenia towaru do zgodności z umową poprzez jego nieodpłatną naprawę. Zgodnie z art. 43d ust. 4 koszty naprawy, w tym koszty opłat pocztowych, przewozu, robocizny i materiałów, ponosi sprzedawca. Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 7a ust. 1 ustawy o prawach konsumenta oczekuję odpowiedzi na niniejszą reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. Brak odpowiedzi w tym terminie będzie oznaczał uznanie reklamacji za uzasadnioną (art. 7a ust. 2). Proszę o kontakt i informację o sposobie realizacji reklamacji. Z poważaniem, ................................. Jan Kowalski

Czym jest reklamacja towaru: To pismo, w którym informujesz sprzedawcę o braku zgodności towaru z umową i wybierasz żądanie – naprawę, wymianę, obniżenie ceny albo odstąpienie od umowy. Wypełnij wzór, wybierz tryb i pobierz gotowe pismo zgodne z przepisami obowiązującymi w 2026 roku. Wpis zaktualizowaliśmy 8 sierpnia 2026 r. – dodaliśmy ścieżkę odwoławczą na wypadek odrzucenia reklamacji oraz informacje o nadchodzącej dyrektywie Right to Repair.

Reklamacja czy zwrot towaru? To nie to samo

Reklamacja z tytułu niezgodności towaru z umową i odstąpienie od umowy zawartej na odległość to dwie różne instytucje prawne. Na reklamację masz 2 lata od dostarczenia towaru, a koszty zwrotu wadliwego towaru ponosi sprzedawca. Na odstąpienie od umowy zawartej przez internet lub telefon – bez podania przyczyny – masz tylko 14 dni od otrzymania towaru (art. 27–34 ustawy o prawach konsumenta), a koszt odesłania towaru zwykle ponosi konsument, chyba że regulamin sklepu stanowi inaczej.

Jeśli towar po prostu Ci się nie podoba albo się rozmyśliłeś – a kupiłeś go online, nie w sklepie stacjonarnym – ten wzór nie jest dla Ciebie. Skorzystaj z prawa do odstąpienia od umowy zawartej na odległość: masz na to 14 dni od dnia otrzymania towaru i nie musisz podawać żadnego powodu, ale zwrot towaru najpewniej opłacisz sam. Jeśli natomiast towar ma wadę, jest niezgodny z tym, co zamówiłeś, albo przestał działać zgodnie z przeznaczeniem – to reklamacja, którą wypełnisz w formularzu powyżej, jest właściwą drogą, niezależnie od tego, czy zakup zrobiłeś online, czy stacjonarnie. Przy reklamacji to sprzedawca płaci za zwrot, nie Ty.

Jak wypełnić i złożyć reklamację towaru

Reklamację składasz w dowolnej formie, ale dla celów dowodowych najlepiej na piśmie. Opisz brak zgodności towaru z umową, wskaż żądanie z art. 43d lub 43e ustawy o prawach konsumenta, podpisz pismo i doręcz je sprzedawcy w sposób pozwalający wykazać datę otrzymania – od niej biegnie 14-dniowy termin na odpowiedź.

Reklamacja z tytułu niezgodności towaru z umową nie wymaga formy notarialnej ani urzędowego poświadczenia podpisu – wystarczy zwykły podpis konsumenta. Forma jest dowolna (pisemna, elektroniczna, a nawet ustna), jednak pismo daje najlepszy dowód w razie sporu.

Wypełnij dane konsumenta i sprzedawcy oraz oznaczenie towaru, cenę i datę zakupu.
Opisz, na czym polega brak zgodności towaru z umową, i podaj datę ujawnienia wady.
Wybierz żądanie: naprawę albo wymianę (pierwsza linia, art. 43d ust. 1), a gdy spełnione są przesłanki z art. 43e ust. 1 – obniżenie ceny albo odstąpienie od umowy.
Podpisz pismo i doręcz je sprzedawcy listem poleconym lub e-mailem z potwierdzeniem otrzymania.
Czekaj na odpowiedź – sprzedawca ma 14 dni; brak odpowiedzi oznacza uznanie reklamacji (art. 7a ust. 2).

Do udowodnienia zakupu nie jest konieczny paragon – dowodem może być również wyciąg z konta, potwierdzenie zamówienia czy zeznania świadków. Odpowiedzialność sprzedawcy za brak zgodności trwa 2 lata od dostarczenia towaru, a w całym tym okresie obowiązuje domniemanie, że niezgodność istniała już w chwili dostarczenia (art. 43c ust. 1).

Co musi zawierać reklamacja towaru

Skuteczna reklamacja musi zawierać opis braku zgodności towaru z umową, jednoznaczne żądanie konsumenta, oznaczenie umowy i towaru, datę ujawnienia wady oraz datę, miejsce i podpis. Przy obniżeniu ceny lub odstąpieniu należy dodać numer rachunku do zwrotu. Każdy element wynika wprost z ustawy o prawach konsumenta.

Element	Podstawa prawna	Źródło
Opis braku zgodności towaru z umową	art. 43b ustawy o prawach konsumenta	UOKiK
Żądanie: naprawa, wymiana, obniżenie ceny albo odstąpienie	art. 43d ust. 1 i art. 43e ust. 1	art. 43d u.p.k.
Oznaczenie umowy i towaru (data zakupu, nazwa, cena)	art. 43c ust. 1	art. 43c u.p.k.
Data ujawnienia braku zgodności	art. 43c ust. 1 (domniemanie 2-letnie)	art. 43c u.p.k.
Numer rachunku do zwrotu (przy obniżeniu ceny lub odstąpieniu)	art. 43e ust. 3 i ust. 6	art. 43e u.p.k.
Data, miejsce sporządzenia i podpis konsumenta	art. 7a	art. 7a u.p.k.

Od 1 stycznia 2023 roku w relacji konsument–sprzedawca pojęcia „wady fizycznej” i „wady prawnej” zastąpiono pojęciem braku zgodności towaru z umową. Reklamacja przebiega według hierarchii uprawnień: najpierw naprawa albo wymiana (art. 43d), a dopiero potem obniżenie ceny albo odstąpienie od umowy (art. 43e). Konsument nie może odstąpić od umowy, jeżeli brak zgodności jest nieistotny – ustawa domniemywa jednak, że niezgodność jest istotna (art. 43e ust. 4).

Uwaga: w sprzedaży między przedsiębiorcami (B2B) podstawą reklamacji pozostaje rękojmia z Kodeksu cywilnego (art. 556–576), której strony mogą ograniczyć lub wyłączyć i w której nie obowiązuje konsumencka hierarchia roszczeń. Ten wzór dotyczy reklamacji konsumenckiej.

Gdy sprzedawca odrzuci reklamację

Odmowa sprzedawcy nie kończy sprawy. Możesz zwrócić się o bezpłatną pomoc do miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów, skierować spór do stałego sądu polubownego przy wojewódzkim inspektoracie Inspekcji Handlowej albo wnieść pozew do sądu powszechnego.

Miejski lub powiatowy rzecznik konsumentów bezpłatnie oceni, czy odmowa sprzedawcy była zasadna, i może wystąpić w Twoim imieniu – to zwykle pierwszy krok, zanim sprawa trafi gdziekolwiek dalej. Jeśli sprzedawca się na to zgodzi, spór można też skierować do stałego sądu polubownego przy wojewódzkim inspektoracie Inspekcji Handlowej: rozwiązanie to jest szybsze i tańsze niż proces sądowy, ale wymaga zgody obu stron. Wyrok i ugoda zawarte przed takim sądem mają moc prawną równą wyrokowi sądu powszechnego. Dopiero gdy żadna z tych dróg nie przyniesie rezultatu, zostaje pozew do sądu powszechnego.

Co się zmienia: nadchodząca dyrektywa Right to Repair

Trwają prace nad projektem ustawy (UC154), która ma wdrożyć unijną dyrektywę Right to Repair (2024/1799) do polskiego prawa. Projekt zakłada, że po wybraniu naprawy towaru w ramach reklamacji odpowiedzialność sprzedawcy wydłuży się o dodatkowe 12 miesięcy od dnia naprawy – to jednak wciąż projekt, a nie obowiązujące prawo.

Termin wdrożenia dyrektywy minął 31 lipca 2026 r., a Polska go nie dotrzymała – projekt UC154 wciąż czeka na dalsze kroki legislacyjne. Jego przyjęcie przez Radę Ministrów planowane jest na III kwartał 2026 r., a potem czeka go jeszcze droga przez Sejm i Senat. Dopóki ustawa nie wejdzie w życie, obowiązuje standardowa dwuletnia odpowiedzialność sprzedawcy opisana w tym wzorze – dodatkowego roku ochrony po naprawie na razie nie ma. Jeśli planujesz naprawę towaru w najbliższych miesiącach, warto śledzić dalsze etapy prac nad projektem.

Ten artykuł nie zastępuje porady prawnej.

Najczęściej zadawane pytania

Ile czasu ma sprzedawca na odpowiedź na reklamację?

Sprzedawca ma 14 dni na odpowiedź na reklamację złożoną z tytułu braku zgodności towaru z umową (art. 7a ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Termin biegnie od dnia otrzymania pisma – dlatego warto doręczyć je w sposób pozwalający wykazać tę datę.

Co się stanie, gdy sprzedawca nie odpowie w 14 dni?

Brak odpowiedzi w terminie 14 dni oznacza, że sprzedawca uznał reklamację (art. 7a ust. 2). Część prawników wskazuje jednak, że głównym skutkiem jest przerzucenie na sprzedawcę ciężaru dowodu w ewentualnym sporze, a nie bezwarunkowe spełnienie każdego żądania.

Jak długo można reklamować towar niezgodny z umową?

Odpowiedzialność sprzedawcy za brak zgodności towaru z umową trwa 2 lata od dostarczenia towaru (art. 43c ust. 1). Przez cały ten okres obowiązuje domniemanie, że niezgodność istniała już w chwili dostarczenia, co przerzuca ciężar dowodu na sprzedawcę.

Czy do reklamacji potrzebny jest paragon?

Nie. Paragon nie jest konieczny – dowodem zakupu może być również wyciąg z konta, potwierdzenie zamówienia lub zeznania świadków (UOKiK). Sprzedawca nie może odmówić przyjęcia reklamacji tylko z powodu braku paragonu.

Czym różni się reklamacja z tytułu niezgodności od gwarancji?

Reklamacja z tytułu braku zgodności towaru z umową przysługuje wobec sprzedawcy z mocy ustawy o prawach konsumenta. Gwarancja jest dobrowolnym, dodatkowym zobowiązaniem gwaranta (np. producenta) i jej warunki określa karta gwarancyjna – konsument sam wybiera, z której podstawy skorzysta.

Które żądanie wybrać: naprawę, wymianę, obniżenie ceny czy odstąpienie?

W pierwszej kolejności konsument może żądać naprawy albo wymiany (art. 43d ust. 1). Obniżenie ceny albo odstąpienie od umowy przysługuje dopiero w przypadkach z art. 43e ust. 1 – m.in. gdy sprzedawca odmówił naprawy lub wymiany albo ich nie wykonał. Od umowy nie można odstąpić przy niezgodności nieistotnej.

Zweryfikowano zgodnie z obowiązującym prawem polskim · fakty zweryfikowano 14.09.2026 · TrendBite PL Legal-QC