Upoważnienie do odbioru dokumentów — wzór 2026 do pobrania

Co musi zawierać i ile kosztuje (zaktualizowano 26 sierpnia 2026 r.): upoważnienie do odbioru dokumentów to zwykłe pełnomocnictwo pisemne – w 2026 roku wystarczy własnoręcznie podpisana kartka z danymi obu stron i dokładnym wskazaniem, jakie dokumenty i z jakiej instytucji ma odebrać wskazana osoba (art. 98 i art. 99 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 795). Notariusz nie jest potrzebny. Za złożenie takiego pisma w urzędzie zapłacisz jednak 17 zł opłaty skarbowej, chyba że upoważniasz małżonka, wstępnego, zstępnego albo rodzeństwo (ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1154). Ten sam wzór sprawdzi się też przy odbiorze dokumentów z banku, urzędu skarbowego czy Krajowego Rejestru Karnego – wystarczy wpisać nazwę i adres tej instytucji w polu instytucji.

Jak korzystać z tego wzoru

Upoważnienie do odbioru dokumentów wymaga w Polsce zwykłej formy pisemnej – pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie albo zgłoszone do protokołu (art. 33 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1691). Wystarczy własnoręczny podpis pod treścią oświadczenia woli (art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego).

Wybierz sytuację, wypełnij pola i pobierz pismo w Wordzie albo skopiuj jego treść.
Jeśli potrzebujesz pisma w formacie PDF zamiast Worda, zapisz je jako PDF bezpośrednio z okna drukowania w przeglądarce (wybierz opcję „Zapisz jako PDF” zamiast drukarki fizycznej) albo skorzystaj z funkcji „Zapisz jako PDF” w samym Wordzie.
Wydrukuj dokument i podpisz go własnoręcznie – bez podpisu mocodawcy pismo nie zachowuje formy pisemnej i nie wywołuje skutków pełnomocnictwa.
Przekaż oryginał osobie upoważnionej. W instytucji okazuje ona ten oryginał razem z własnym dokumentem tożsamości; w postępowaniu administracyjnym pełnomocnik dołącza do akt oryginał albo urzędowo poświadczony odpis (art. 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego).
Jeśli sprawa dotyczy administracji publicznej i nie przysługuje zwolnienie, dołącz dowód zapłaty 17 zł opłaty skarbowej.

Notariusz nie jest potrzebny – forma szczególna jest konieczna tylko wtedy, gdy wymaga jej sama czynność, do której upoważnia pełnomocnictwo (art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego). Organ może jednak w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. Uwaga na wzór stosowany przez Uniwersytet Jagielloński: wymaga on złożenia upoważnienia osobiście w sekretariacie, żeby pracownik uczelni potwierdził autentyczność podpisu – sprawdź zasady swojej uczelni, zanim wyślesz pismo pocztą.

Trzy sytuacje, w których ten wzór nie zadziała. Paszportu nie odbierze za osobę dorosłą nikt inny – ustawa z 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych przewiduje odbiór przez inną osobę wyłącznie dla osób bez zdolności do czynności prawnych lub o ograniczonej zdolności. Pełnomocnictwa pocztowego nie da się załatwić wydrukiem z domu: udziela się go w obecności pracownika operatora w placówce, w miejscu pobytu albo elektronicznie z podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym (art. 38 ust. 3, 3a i 4 Prawa pocztowego). A w sprawach ubezpieczeń społecznych ZUS oczekuje własnego druku – pobierz formularz PEL zamiast pisma w dowolnej formie.

Poza tymi wyjątkami zakres zastosowania wzoru w trybie Urząd jest szeroki. Art. 98 Kodeksu cywilnego nie zawęża pełnomocnictwa do określonego rodzaju podmiotu, więc ten sam formularz możesz wykorzystać także przy odbiorze dokumentów z banku, urzędu skarbowego czy Krajowego Rejestru Karnego – wystarczy wpisać pełną nazwę i adres tej instytucji w polu instytucji. Niektóre instytucje mogą jednak z ostrożności dodatkowo zażądać notarialnego poświadczenia podpisu, więc przed wizytą warto to sprawdzić telefonicznie lub na stronie danej placówki.

Nie zapłacisz opłaty w terminie? Organ wyznacza termin od 7 do 14 dni na jej uiszczenie, a po bezskutecznym upływie podanie podlega zwrotowi albo czynność zostaje zaniechana (art. 261 § 1 i § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego). Osoba upoważniona wraca wtedy z urzędu bez dokumentu – i to jest najkosztowniejszy błąd przy tym piśmie.

Co musi zawierać upoważnienie, żeby urząd je przyjął

Upoważnienie do odbioru dokumentów musi wskazywać obie strony, dokładny zakres umocowania oraz datę, a pod treścią potrzebny jest własnoręczny podpis mocodawcy. Pełnomocnictwo ogólne obejmuje wyłącznie czynności zwykłego zarządu – do pozostałych trzeba określić ich rodzaj (art. 98 Kodeksu cywilnego, t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 795).

Elementy obowiązkowe upoważnienia do odbioru dokumentów, stan prawny na 26 lipca 2026 r.
Element	Podstawa prawna	Źródło
Oznaczenie mocodawcy (imię, nazwisko, dokument tożsamości)	art. 38 ust. 2 pkt 1 Prawa pocztowego; art. 33 § 3 KPA	Prawo pocztowe, art. 38
Oznaczenie osoby upoważnionej (imię, nazwisko, dokument tożsamości)	art. 33 § 1 KPA; art. 38 ust. 2 pkt 3 Prawa pocztowego	KPA, art. 33
Zakres umocowania – jakie dokumenty i z jakiej instytucji	art. 98 Kodeksu cywilnego	Kodeks cywilny, art. 98
Forma pisemna	art. 99 § 1 i § 2 KC; art. 33 § 2 KPA	Kodeks cywilny, art. 99
Własnoręczny podpis mocodawcy	art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego	Kodeks cywilny, art. 78
Miejscowość i data sporządzenia	brak wprost wyrażonego wymogu; znaczenie z art. 101 § 1 i § 2 KC	Kodeks cywilny, art. 101
Okres obowiązywania albo jednorazowość upoważnienia	art. 101 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego	Kodeks cywilny, art. 101
Opłata skarbowa 17 zł przy złożeniu w sprawie z zakresu administracji publicznej	art. 1 ust. 1 pkt 2 oraz część IV załącznika do ustawy o opłacie skarbowej	Dz.U. z 2025 r. poz. 1154

Numeru PESEL nie nakazuje żaden przepis – ustawa, która reguluje dane identyfikacyjne w takim piśmie, mówi o dokumencie tożsamości ze zdjęciem (art. 38 ust. 2 Prawa pocztowego). W praktyce instytucje go wymagają, więc generator zostawia na niego pole. Inaczej jest przy urzędowych formularzach, na przykład ZUS PEL, gdzie pole PESEL przewidziano wprost.

Największe zamieszanie dotyczy kosztu. Część rankujących wzorów opisuje upoważnienie jako całkowicie darmowe, inne podają 17 zł jako regułę – obie wersje wprowadzają w błąd, bo pomijają zwolnienia przedmiotowe z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej. Poniższa tabela pokazuje, kiedy zapłacisz, a kiedy nie.

Opłata skarbowa od złożenia dokumentu pełnomocnictwa – stawka i zwolnienia, stan na 26 lipca 2026 r. (ustawa z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1154)
Sytuacja	Opłata	Podstawa
Złożenie dokumentu pełnomocnictwa (lub jego odpisu, wypisu, kopii) w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym – od każdego stosunku pełnomocnictwa	17 zł	Część IV kol. 2 i 3 załącznika
Pełnomocnictwo poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów	0 zł	Część IV kol. 4 pkt 1
Sprawy karne, karne skarbowe, dyscyplinarne i o wykroczenia	0 zł	Część IV kol. 4 pkt 2 lit. a
Sprawy cywilne, w których mocodawcy przysługuje zwolnienie od kosztów sądowych	0 zł	Część IV kol. 4 pkt 2 lit. b
Pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu	0 zł	Część IV kol. 4 pkt 3
Pełnomocnictwo ogólne w rozumieniu Ordynacji podatkowej	0 zł	Część IV kol. 4 pkt 6
Pełnomocnictwo szczególne w rozumieniu ustawy o dowodach osobistych	0 zł	Część IV kol. 4 pkt 8
Sprawy alimentacyjne, opieki, kurateli i przysposobienia	0 zł	Art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. a
Sprawy ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego (m.in. ZUS, NFZ) oraz uprawnień osób niepełnosprawnych	0 zł	Art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. b
Sprawy świadczeń socjalnych, pomocy społecznej, pieczy zastępczej i pomocy państwa w wychowywaniu dzieci	0 zł	Art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. c
Sprawy zatrudnienia i wynagrodzeń za pracę	0 zł	Art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. f
Sprawy nauki, szkolnictwa i oświaty pozaszkolnej oraz ochrony zdrowia	0 zł	Art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. g

Przy wniosku o zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego składanym przez pełnomocnika w 2026 roku obowiązuje zasada szczególna: do wniosku trzeba dołączyć dowód wniesienia opłaty skarbowej za każdy zawiązany stosunek pełnomocnictwa – 17 zł, chyba że pełnomocnikiem jest osoba zwolniona z opłaty. Bez tego dowodu Krajowy Rejestr Karny nie rozpatrzy wniosku złożonego przez pełnomocnika (Krajowy Rejestr Karny, gov.pl).

Ten artykuł nie zastępuje porady prawnej.

Najczęściej zadawane pytania

Czy upoważnienie do odbioru dokumentów musi być poświadczone notarialnie?

Nie. Dla zwykłego upoważnienia do odbioru dokumentów wystarczy forma pisemna z własnoręcznym podpisem – forma szczególna jest konieczna tylko wtedy, gdy wymaga jej sama czynność, do której upoważnia pełnomocnictwo (art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego). Organ administracji może jednak w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony (art. 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego).

Ile kosztuje złożenie upoważnienia w urzędzie?

Złożenie dokumentu pełnomocnictwa w sprawie z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym podlega opłacie skarbowej 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa (część IV załącznika do ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1154). Samo napisanie pisma nic nie kosztuje – opłata dotyczy jego złożenia.

Kto jest zwolniony z opłaty skarbowej za pełnomocnictwo?

Zwolnione jest pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu. Niezależnie od pokrewieństwa opłaty nie ma w sprawach ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, zatrudnienia i wynagrodzeń za pracę, nauki i szkolnictwa oraz ochrony zdrowia (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej). Pełne zestawienie znajdziesz w tabeli powyżej.

Czy upoważnienie musi zawierać numer PESEL?

Nie ma przepisu, który by tego wymagał w zwykłym upoważnieniu. Ustawa regulująca dane identyfikacyjne w takim piśmie mówi o dokumencie tożsamości ze zdjęciem (art. 38 ust. 2 Prawa pocztowego). PESEL jest więc wymogiem praktyki instytucji, nie prawa – ale jego brak bywa przyczyną odmowy, bo utrudnia weryfikację tożsamości.

Jak długo jest ważne upoważnienie do odbioru dokumentów?

Tak długo, jak wskażesz w treści. Upoważnienie bez ograniczenia czasowego pozostaje skuteczne aż do odwołania, a pełnomocnictwo można odwołać w każdym czasie; umocowanie wygasa też ze śmiercią mocodawcy lub pełnomocnika (art. 101 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego). Dlatego bezpieczniejszy jest wariant jednorazowy.

Czym różni się upoważnienie od pełnomocnictwa?

W praktyce niczym istotnym. Kodeks cywilny wiąże pojęcie pełnomocnictwa z dokonywaniem czynności prawnych (art. 96), a słowem upoważnienie określa się zwykle umocowanie do czynności faktycznej, takiej jak sam odbiór dokumentu. Kodeks nie definiuje odrębnej instytucji upoważnienia. Wyjątkiem jest upoważnienie z art. 26 ustawy o prawach pacjenta, które działa także po śmierci pacjenta.

Czy ktoś inny może odebrać za mnie dowód osobisty albo paszport?

Dowód osobisty odbiera się co do zasady osobiście; odbiór przez pełnomocnika jest możliwy wyłącznie w przypadkach z art. 30 ust. 4 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych i po powiadomieniu organu gminy o przeszkodzie. Paszportu za osobę dorosłą nie odbierze nikt inny – ustawa z 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych dopuszcza to tylko dla osób bez zdolności do czynności prawnych lub o ograniczonej zdolności.

Jak odwołać udzielone upoważnienie?

Wystarczy oświadczenie skierowane do pełnomocnika, ale zgłoś je również instytucji, w której upoważnienie złożono. Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik zwraca dokument pełnomocnictwa (art. 102 Kodeksu cywilnego), a czynność dokonana mimo wygaśnięcia pozostaje ważna, chyba że druga strona o wygaśnięciu wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć (art. 105 Kodeksu cywilnego).

Czy tym wzorem odbiorę dokumenty z banku, urzędu skarbowego lub Krajowego Rejestru Karnego?

Tak. Tryb Urząd w tym generatorze możesz wykorzystać także przy odbiorze dokumentów z banku, urzędu skarbowego czy Krajowego Rejestru Karnego – wystarczy wpisać nazwę i adres tej instytucji w polu instytucji, ponieważ art. 98 Kodeksu cywilnego nie zawęża zakresu umocowania do określonego rodzaju podmiotu. Niektóre instytucje mogą jednak z ostrożności dodatkowo zażądać notarialnego poświadczenia podpisu – warto to wcześniej sprawdzić. Przy wniosku o zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego składanym przez pełnomocnika w 2026 roku obowiązuje dodatkowo zasada szczególna: do wniosku trzeba dołączyć dowód wniesienia opłaty skarbowej za każdy zawiązany stosunek pełnomocnictwa – 17 zł, chyba że pełnomocnikiem jest osoba zwolniona z opłaty (Krajowy Rejestr Karny, gov.pl).

Zweryfikowano zgodnie z obowiązującym prawem polskim · fakty zweryfikowano 26.08.2026 · TrendBite PL Legal-QC

Jak korzystać z tego wzoru

Co musi zawierać upoważnienie, żeby urząd je przyjął

Najczęściej zadawane pytania

Powiązane poradniki