Zaświadczenie z urzędu skarbowego po spadku: poradnik

Sprzedajesz mieszkanie po babci albo chcesz obciążyć hipoteką działkę z darowizny? Zanim podpiszesz akt u notariusza, często okazuje się, że potrzebujesz jednego dokumentu z fiskusa – zaświadczenia z urzędu skarbowego o podatku od spadków i darowizn. Bez niego (albo bez pisemnej zgody naczelnika urzędu skarbowego) notariusz w wielu sytuacjach po prostu nie dokona czynności. Dobra wiadomość: po zmianach z 2025 i 2026 roku zaświadczenie nie zawsze jest już wymagane, a gdy jest – uzyskasz je za 17 zł, zwykle w ciągu 7 dni. Haczyk, o którym mało kto mówi: oba nowe wyjątki dotyczą wyłącznie majątku nabytego po 31 grudnia 2006 r.

Kiedy notariusz wymaga zaświadczenia z urzędu skarbowego, a kiedy nie

Notariusz co do zasady wymaga zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego albo jego uprzedniej pisemnej zgody przy zbyciu lub obciążeniu majątku nabytego ze spadku albo darowizny (art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn). Według art. 19 ust. 7 nie są one potrzebne, gdy majątek nabyty po 31 grudnia 2006 r. uzyskano na podstawie umowy w formie aktu notarialnego albo nabycie było zwolnione z art. 4a.

Zasadę wprowadza art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn (tekst przepisu; aktualny tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 478). Jeśli przedmiotem aktu notarialnego ma być zbycie praw do spadku albo zbycie lub obciążenie rzeczy i praw majątkowych nabytych m.in. w drodze dziedziczenia, darowizny, zasiedzenia czy zachowku, notariusz może dokonać tej czynności tylko na jednej z dwóch podstaw: za uprzednią pisemną zgodą naczelnika urzędu skarbowego albo po przedstawieniu zaświadczenia naczelnika urzędu skarbowego. Zaświadczenie potwierdza jedną z trzech rzeczy: że nabycie było zwolnione od podatku, że należny podatek zapłacono, albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

Od tej zasady art. 19 ust. 7 (w tekście jednolitym Dz.U. 2026 poz. 478) przewiduje dwa wyjątki. Zaświadczenia nie trzeba przedstawiać, gdy nabycie zbywanych lub obciążanych rzeczy nastąpiło na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego, albo gdy było zwolnione od podatku na podstawie art. 4a – czyli w ramach zwolnienia dla najbliższej rodziny. Wyjątek dla aktu notarialnego wprowadziła nowelizacja deregulacyjna z 2025 r.; ułatwia on na przykład darowiznę mieszkania w formie aktu, a następnie jego dalszą sprzedaż bez odrębnego zaświadczenia.

Oba wyjątki mają jednak granicę w czasie. Art. 3 ustawy z 25 lipca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1064, w życie od 20 sierpnia 2025 r.) stanowi, że art. 19 ust. 7 stosuje się tylko do zbywanych lub obciążanych rzeczy lub praw majątkowych nabytych po 31 grudnia 2006 r. Przy majątku nabytym najpóźniej 31 grudnia 2006 r. notariusz stosuje art. 19 ust. 6 – potrzebujesz więc zaświadczenia albo uprzedniej pisemnej zgody naczelnika urzędu skarbowego, nawet jeśli tamto nabycie było darowizną w formie aktu notarialnego albo dotyczyło najbliższej rodziny. To ważne przy spadkach i darowiznach sprzed lat: sama forma aktu nie wystarczy, liczy się też data nabycia. Jeśli sprawdzasz swoją sytuację w narzędziu „Czy notariusz zażąda od ciebie zaświadczenia?”, zaznacz w nim również datę nabycia – przy majątku nabytym do 31 grudnia 2006 r. wynik wskaże, że notariusz wymaga zaświadczenia albo zgody naczelnika urzędu skarbowego.

Uwaga na najczęstszy przypadek: klasyczne dziedziczenie. Spadek nabywa się na podstawie prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo aktu poświadczenia dziedziczenia – a nie umowy w formie aktu notarialnego. Dlatego przy opodatkowanym spadku, który nie korzysta ze zwolnienia z art. 4a, zaświadczenie z urzędu skarbowego o podatku od spadku (albo pisemna zgoda naczelnika) jest nadal wymagane. To właśnie ta sytuacja dotyczy większości osób sprzedających odziedziczone mieszkanie.

Ministerstwo Finansów tak tłumaczyło sens zmiany:

„notariusz będzie mógł ocenić, czy nabycie zbywanych lub obciążanych rzeczy lub praw majątkowych było zwolnione od podatku”

– Ministerstwo Finansów, za rp.pl

W praktyce nie wszystko jest tak proste, jak brzmi. Środowisko notarialne zwraca uwagę, że ustawa nie precyzuje, jak notariusz ma zweryfikować, że spadkobierca faktycznie złożył w terminie zgłoszenie SD-Z2. Izba Notarialna w Poznaniu ostrzegała wprost, że notariusz – obawiając się własnej odpowiedzialności – może odmówić sporządzenia aktu sprzedaży bez zaświadczenia z urzędu skarbowego, dopóki nie istnieje jawny rejestr zgłoszeń SD-Z2 ani żaden sposób, by szybko i online zweryfikować, że deklarację faktycznie złożono. „Ustawa nie precyzuje, jak notariusz miałby zweryfikować terminowe złożenie SD-Z2” – zwracał uwagę rzecznik izby Maciej Celichowski (Izba Notarialna w Poznaniu, rejent.poznan.pl). Dlatego część notariuszy – dla bezpieczeństwa – nadal prosi o zaświadczenie z urzędu skarbowego albo o potwierdzenie złożenia zgłoszenia, mimo deklarowanego uproszczenia. Jeśli więc szykujesz się do transakcji, najlepiej wcześniej zapytać swojego notariusza, czego konkretnie oczekuje.

Jak uzyskać zaświadczenie z urzędu skarbowego o podatku od spadku krok po kroku

Aby uzyskać zaświadczenie, ustal właściwy urząd skarbowy, przygotuj dokumenty potwierdzające nabycie (postanowienie sądu, akt poświadczenia dziedziczenia lub odpis aktu darowizny), zapłać opłatę skarbową 17 zł i złóż wniosek – osobiście, pocztą, przez e-Doręczenia lub e-Urząd Skarbowy. Urząd wydaje zaświadczenie w terminie do 7 dni.

Nie ma jednego ogólnokrajowego, obowiązkowego druku wniosku. Składasz pismo, w którym wskazujesz, o jakie zaświadczenie chodzi (o zapłacie podatku, o zwolnieniu albo o przedawnieniu) oraz jednoznacznie identyfikujesz nabycie: od kogo, kiedy i na jakiej podstawie. Urzędy skarbowe i KAS udostępniają gotowy wzór wniosku, a w e-Urzędzie Skarbowym skorzystasz z formularza wstępnie wypełnionego. Cała procedura sprowadza się do pięciu kroków.

Do wniosku warto dołączyć: prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, a przy darowiźnie albo nieodpłatnym zniesieniu współwłasności (dokonanych po 31 grudnia 2006 r.) – odpis aktu notarialnego. Niezbędny jest też dowód zapłaty opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia. Wniosek złożysz na dwa sposoby: osobiście lub pocztą w urzędzie, albo elektronicznie – od 1 stycznia 2026 r. wyłącznie przez e-Doręczenia lub serwis e-Urząd Skarbowy. Skrzynka ePUAP przestała być od tej daty skutecznym kanałem: pismo osoby fizycznej do organu podatkowego wysłane przez ePUAP nie zostanie rozpatrzone (Ministerstwo Finansów, grudzień 2025 r.). Zaświadczenie odbierzesz w formie papierowej albo elektronicznie, na swoim koncie w e-Urzędzie Skarbowym.

Ile kosztuje zaświadczenie i jak długo się czeka

Opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia wynosi w 2026 r. 17 zł od każdego egzemplarza i płatna jest z chwilą złożenia wniosku, na rachunek urzędu gminy lub miasta właściwego dla urzędu skarbowego (dane: karta usługi Krajowej Administracji Skarbowej, stan na 2026 r.). Urząd wydaje zaświadczenie nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Koszt jest więc symboliczny – 17 zł to mniej niż cena dwóch biletów komunikacji miejskiej, a przy odziedziczonym mieszkaniu wartym setki tysięcy złotych to zaokrąglenie błędu. Opłatę wnosisz na rachunek urzędu gminy lub miasta właściwego ze względu na siedzibę urzędu skarbowego, a obowiązek jej zapłaty powstaje już w momencie złożenia wniosku.

Termin wydania wynosi do 7 dni od złożenia wniosku. Może zostać przedłużony, jeżeli wydanie zaświadczenia wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego – o czym urząd zawiadamia pisemnie. W praktyce oznacza to, że jeśli planujesz sprzedaż nieruchomości, wniosek o zaświadczenie warto złożyć z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zanim ustalisz z notariuszem konkretny termin aktu.

Podatek od spadków i darowizn w 2026 r.: kwoty wolne i stawki

W 2026 r. kwoty wolne od podatku od spadków i darowizn (liczone od jednej osoby w okresie 5 lat) wynoszą: 36 120 zł dla I grupy podatkowej, 27 090 zł dla II grupy oraz 5 733 zł dla III grupy (dane: Ministerstwo Finansów, podatki.gov.pl). Powyżej tych progów obowiązują progresywne stawki od 3% do 20%.

To, czy w ogóle powstaje podatek – a więc i to, czy potrzebujesz zaświadczenia o jego zapłacie – zależy od grupy podatkowej i wartości nabytego majątku. Poniżej kwoty wolnej nabycie nie podlega opodatkowaniu. Powyżej stosuje się skalę progresywną: im dalsze pokrewieństwo, tym wyższe stawki i niższa kwota wolna. Progi nadwyżki ponad kwotę wolną wynoszą 11 833 zł i 23 665 zł i są wspólne dla wszystkich grup (dane: Ministerstwo Finansów, podatki.gov.pl, 2026 r.).

Weźmy prosty przykład. Jeśli osoba z III grupy (np. znajomy spadkodawcy) odziedziczy 40 000 zł, opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad kwotę wolną 5 733 zł, czyli 34 267 zł. To dobrze pokazuje, dlaczego zaświadczenie z urzędu skarbowego bywa potrzebne właśnie w dalszych grupach – tam podatek najczęściej realnie powstaje. Warto dodać, że wpływy z podatku od spadków i darowizn trafiają do gmin; w 2022 r. wyniosły około 540 mln zł, co stanowiło zaledwie 0,31–0,37% dochodów własnych samorządów gminnych (dane: Demagog, na podstawie danych Ministerstwa Finansów).

Zgłoszenie SD-Z2 i zwolnienie dla najbliższej rodziny (art. 4a)

Zwolnienie z art. 4a obejmuje małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierba, rodzeństwo, ojczyma i macochę – co do zasady pod warunkiem zgłoszenia nabycia na formularzu SD-Z2 w terminie 6 miesięcy od powstania obowiązku podatkowego. Zgłoszenie SD-Z2 zastępuje wtedy dawne zaświadczenie jako dowód zwolnienia od podatku od spadków i darowizn. Obowiązek zgłoszenia ma jednak dwa wyjątki (art. 4a ust. 4 ustawy, Dz.U. 2026 poz. 478). SD-Z2 nie składasz, gdy wartość majątku ostatnio nabytego, doliczona do wartości majątku nabytego od tej samej osoby lub po tej samej osobie w roku ostatniego nabycia i w okresie 5 lat poprzedzających ten rok, nie przekracza 36 120 zł (kwoty z art. 9 ust. 1 pkt 1). Nie składasz go też, gdy nabycie następuje na podstawie umowy zawartej w formie aktu notarialnego albo gdy w tej formie złożyła oświadczenie woli jedna ze stron.

Przy darowiźnie pieniędzy dochodzi dodatkowy warunek (art. 4a ust. 1 pkt 2). Jeżeli wartość środków pieniężnych, doliczona do wartości majątku nabytego od tej samej osoby w roku ostatniego nabycia i w okresie 5 lat poprzedzających ten rok, przekracza 36 120 zł, zwolnienie wymaga udokumentowania ich otrzymania dowodem przekazania. Liczy się przelew na rachunek płatniczy nabywcy, na jego inny rachunek w banku lub SKOK albo przekaz pocztowy.

Zwolnienie dla najbliższej rodziny to najważniejsza furtka, dzięki której wiele osób w ogóle nie płaci podatku. Warunkiem jest jednak terminowe zgłoszenie: SD-Z2 trzeba złożyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w ciągu 6 miesięcy od dnia powstania obowiązku podatkowego – na przykład od uprawomocnienia się postanowienia sądu lub zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia. Zgłoszenie składa każdy nabywca oddzielnie – jeśli mieszkanie odziedziczyło troje rodzeństwa, każde z nich składa własne SD-Z2. Według Ministerstwa Finansów zrobisz to elektronicznie w e-Deklaracjach (z danymi autoryzacyjnymi albo kwalifikowanym podpisem) lub papierowo – w urzędzie skarbowym albo pocztą (podatki.gov.pl, stan na 2026 r.). Jeśli o nabyciu dowiedziałeś się dopiero po upływie 6-miesięcznego terminu, zwolnienie nadal ci przysługuje, gdy zgłosisz nabycie naczelnikowi urzędu skarbowego nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym się o nim dowiedziałeś, i uprawdopodobnisz, że wiadomość powziąłeś później (art. 4a ust. 2). Jeśli warunków zwolnienia nie spełnisz, nabycie podlega opodatkowaniu na zasadach określonych dla nabywców zaliczonych do I grupy podatkowej (art. 4a ust. 3) – czyli z kwotą wolną 36 120 zł i stawkami z tabeli dla I grupy.

Tu pojawia się ważna zmiana. Od 7 stycznia 2026 r. art. 4c ustawy o podatku od spadków i darowizn (Dz.U. 2025 poz. 1854) pozwala przywrócić termin na złożenie SD-Z2, jeżeli jego uchybienie nastąpiło bez winy podatnika. Nie obejmuje jednak każdego spadku. Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1854) art. 4c stosuje się do nabycia, które nastąpiło od 7 stycznia 2026 r., a do nabycia wcześniejszego tylko wtedy, gdy termin do jego zgłoszenia nie upłynął do 7 stycznia 2026 r. Jeśli termin na SD-Z2 minął przed tą datą, przywrócenia na podstawie art. 4c nie uzyskasz. Sam mechanizm jest rygorystyczny i działa tylko w krótkim oknie: zgodnie z odpowiednio stosowanym art. 162 § 2 Ordynacji podatkowej wniosek o przywrócenie terminu trzeba złożyć w ciągu 7 dni od dnia, w którym ustała przyczyna uchybienia – i jednocześnie z tym wnioskiem dokonać zaległej czynności, czyli złożyć spóźnione zgłoszenie SD-Z2. To realna ochrona dla osób, które spóźniły się ze zgłoszeniem nie ze swojej winy, pod warunkiem, że zdążą zareagować w tym tygodniowym terminie. Nie myl tego z sytuacją, w której o spadku dowiedziałeś się późno: wtedy działa opisany wyżej art. 4a ust. 2 i jego 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedziałeś się o nabyciu, bez wniosku o przywrócenie terminu.

Warto nie mylić zgłoszenia SD-Z2 z innym obowiązkiem, który też zmienił się od 7 stycznia 2026 r. Art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy (w brzmieniu nadanym przez Dz.U. 2025 poz. 1854) ujednolicił moment powstania obowiązku podatkowego przy dziedziczeniu: powstaje on z chwilą uprawomocnienia się orzeczenia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia albo wydania europejskiego poświadczenia spadkowego. Nabywca spoza kręgu zwolnienia z art. 4a – na przykład z II lub III grupy podatkowej – składa zeznanie podatkowe SD-3 w ciągu miesiąca od tego momentu (art. 17a ust. 1 ustawy).

Inaczej liczy się termin, gdy jesteś w kręgu najbliższej rodziny, ale nie zgłosiłeś nabycia na SD-Z2 w terminie z art. 4a ust. 1 pkt 1 albo ust. 2. Według art. 17a ust. 1a (dodanego przez Dz.U. 2025 poz. 1854, w życie od 7 stycznia 2026 r.) zeznanie SD-3 składasz wtedy w ciągu miesiąca od dnia upływu terminu na zgłoszenie. Jeśli złożyłeś wniosek o przywrócenie terminu do zgłoszenia, miesiąc liczy się od dnia, w którym postanowienie o odmowie przywrócenia terminu stało się ostateczne. Podobnie jak art. 4c, ta reguła obejmuje nabycie od 7 stycznia 2026 r., a wcześniejsze tylko wtedy, gdy termin na jego zgłoszenie nie upłynął do 7 stycznia 2026 r. (art. 2 ust. 1 tej ustawy). Pomylenie tych terminów – i błędne przekonanie, że skoro minęło 6 miesięcy na SD-Z2, to i tak jest już „za późno” na cokolwiek – to jeden z częstszych błędów spadkobierców. Po przegapionym SD-Z2 zeznanie SD-3 wciąż trzeba złożyć, a podatek liczy się według zasad dla I grupy podatkowej.